советы и учебные пособия

10 советов и подсказок по Excel

Электронные таблицы Excel - отличный способ сравнить и обработать данные и их варианты в строках и столбцах. Однако этот инструмент Office Suite также имеет отличные функции для преобразования единиц, анализа экономических сценариев или фильтрации, выбора и редактирования нескольких элементов. Эти функции, которые не известны многим основным пользователям программы, могут облегчить жизнь тем, кто использует рабочие листы на работе или ежедневно. Ознакомьтесь с десятью небольшими уловками и дополнительными советами по Microsoft Excel.

Семь функций Excel, о которых мало кто знает

Как создать диаграммы в Microsoft Excel

Хотите купить сотовый телефон, телевизор и другие товары со скидкой? Знать сравнение

1. Расширенный выбор

Благодаря удобной функции «Найти» Microsoft Excel, как и все другие программы Office, может быстро находить элементы и термины в документе. Однако для одновременного редактирования нескольких данных приложение позволяет выбрать все из них.

Шаг 1. Отметьте всю таблицу с данными, которые вы хотите получить и выбрать. Затем на вкладке «Домой» выберите «Найти и выбрать» и установите флажок «Найти ...»;

Выбрав данные, нажмите на выделенную команду на вкладке «Главная»

Шаг 2. В окне «Найти и заменить» введите термин, который вы хотите найти, и нажмите «Найти все»;

Введите элемент, который вы хотите найти, и нажмите «Найти все»

Шаг 3. Выберите один из отображаемых элементов и нажмите клавиши «Ctrl» + «A», чтобы выбрать все результаты одновременно. Затем нажмите закрыть - выделенные ячейки все равно будут выделены;

Нажмите элемент из результатов и «Ctrl» + «A», чтобы выбрать все

Шаг 4. С помощью этого выбора вы можете удалить, выделить или скопировать все выбранные элементы одновременно.

С расширенным выбором вы можете редактировать или удалять все найденные предметы

2. Продвинутая транспозиция

Функция транспонирования Excel позволяет преобразовывать столбцы в строки и наоборот. Однако в случае расширенного преобразования пользователь использует формулу, связывающую данные из транспонированной таблицы и вызывающую репликацию любой модификации элементов.

Шаг 1. Выберите количество ячеек и столбцов, эквивалентное количеству столбцов и ячеек, которые вы хотите транспонировать - например: если таблица имеет размер 2X5, выберите ячейки в формате 5X2;

Отметьте количество ячеек, эквивалентных листу, который будет транспонирован

Шаг 2. Оставив отмеченные ячейки, напишите функцию «TRANSPOR (X: Y)» - где «X» - первая ячейка в верхнем левом углу таблицы, а «Y» - последняя ячейка в нижнем правом углу;

Затем введите «TRANSPOR (X: Y)», где «X» и «Y» указывают начало и конец таблицы, которую нужно транспонировать

Шаг 3. Таблица будет транспонирована функцией, устанавливающей исходные значения. Однако любое изменение значений исходной таблицы немедленно изменит транспонированные элементы.

Транспонированная таблица будет иметь фиксированные значения и будет отражать любые изменения в исходной таблице

3. Сегментация данных

В Excel есть специальный фильтр для таблиц, определенных в вашей электронной таблице. Сегментация данных представляет специальные макросы с элементами таблицы, которые обеспечивают отличную визуальную разметку.

Шаг 1. Выберите ячейки, которые будут идентифицированы как таблица, и на вкладке «Вставка» выберите параметр «Таблица»;

Выделите ячейки и щелкните выделенные команды, чтобы вставить таблицу

Шаг 2. В открывшемся окне проверьте выбор ячеек, которые будут формировать таблицу, отметьте опцию «Моя таблица имеет заголовки» и подтвердите «ОК»;

В окне «Создать таблицу» установите флажок «У моей таблицы есть заголовки» и нажмите «ОК».

Шаг 3. Далее на вкладке «Дизайн» выберите опцию «Вставить сегментацию данных», чтобы активировать систему динамической фильтрации созданной таблицы;

После того, как таблица была создана, нажмите кнопку «Вставить сегментацию данных» в «Дизайн»

Шаг 4. Откроется окно с параметрами заголовков созданной таблицы. Выберите те, которые вам нужны, и нажмите «ОК»;

Выберите заголовки столбцов, которые вы хотите использовать

Шаг 5. После создания сегментации данных каждый параметр, отмеченный в окнах заголовков, исключает альтернативы, несовместимые с другими. Аналогично, выбранные элементы будут отображаться в таблице, а неотмеченные элементы будут скрыты.

Каждый отмеченный элемент будет отображаться в таблице, а остальные будут скрыты

4. Менеджер сценариев

Представление данных в таблицах Excel позволяет легко увидеть разные результаты. Однако с помощью диспетчера сценариев вы можете изменять переменные и составлять отчеты в масштабе от лучших до худших возможных результатов.

Шаг 1. В электронной таблице выберите значения переменных и на вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка гипотез», а затем альтернативный «Менеджер сценариев ...»;

Проверьте значения переменных в таблице и щелкните команды, выделенные на изображении

Шаг 2. Откроется окно «Редактировать сценарий». Введите имя в поле «Имя сценария» и нажмите «ОК», чтобы продолжить настройку одного из возможных сценариев;

Назовите сценарий и нажмите «ОК»

Шаг 3. Затем измените значения каждой переменной в соответствии с ранее выбранными ячейками и заключите в «ОК»;

Продолжите редактирование сценария, выбрав значения для каждой переменной и нажав «ОК».

Шаг 4. Повторите операцию, чтобы добавить другие сценарии, и, когда вы будете удовлетворены, выберите один из них в окне «Диспетчер сценариев», нажмите «Показать», чтобы просмотреть сценарий. Формулы в рабочей таблице будут немедленно включать и управлять значениями сценария;

Выберите сценарий и нажмите «Показать», чтобы просмотреть его, а также результат с формулами

Шаг 5. Находясь в окне «Scenery Manager», нажмите кнопку «Summarize», чтобы создать специальный рабочий лист для каждого сценария;

Альтернатива Summarize создает рабочий лист с результатами всех сценариев

Шаг 6. «Сценарий Сводка» будет создан в новой рабочей таблице и представит сценарии, созданные в соответствии с желаемой конфигурацией.

Excel создаст «Результат сценария» на новом листе

5. Функция «ПРЕОБРАЗОВАТЕЛЬ»

В Excel имеется огромная база данных для преобразования значений и показателей температуры, веса, размера и т. Д. Чтобы получить доступ к этой функции и использовать ее, просто вставьте функцию «КОНВЕРТЕР», автоматически преобразуя значения.

Шаг 1. Введите формулу «= CONVERTER (X;») без кавычек, чтобы отобразить таблицу значений преобразования Excel - где «X» - это ячейка с исходным значением, которое нужно выбрать. после идентификации ячейки открыть таблицу значений (на изображении, например, был выбран «цифры в литрах»);

Напишите функцию "= CONVERTER (X;") и выберите категорию меры, которая будет преобразована

Шаг 2. Затем с формулой "= CONVERTER (X;" Y ";" - где "Y" - выбранная мера - выберите во второй таблице, совместимой с первой, формулу, для которой будет преобразовано значение;

После ввода второго ";" of "= CONVERTER (X;" Y ";", выберите степень, в которую будет преобразовано значение

Шаг 3. Ячейка с формулой автоматически преобразует любое заданное значение в первом поле, может быть реплицирована и в других ячейках будут изменены меры.

Поле с формулой автоматически изменит значения ранее выбранной ячейки

6. Клетки с невидимым содержимым

Благодаря функциям, позволяющим скрыть целые столбцы из электронных таблиц, Microsoft Excel также предлагает способ скрыть значения из определенных ячеек.

Шаг 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, которая имеет скрытый вид, а затем выберите альтернативу «Форматировать ячейки ...»;

Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите «Формат ячейки ...»

Шаг 2. В окне «Формат ячейки» на вкладке «Число» выберите параметр «Пользовательский» и в текстовом поле введите «;;;» (без кавычек);

Выберите «Custom» и введите «;;;» в текстовое поле

Шаг 3. Содержимое ячейки будет скрыто от обычного представления рабочего листа, отображая его как пустое поле. Однако вы можете проверить его значение, обратившись к панели формул Excel.

Значения ячеек будут отображаться только в строке формул

7. Анализ данных

Microsoft Excel имеет набор функций для анализа более точных и конкретных статистических данных. Однако этот инструмент доступен в исходной конфигурации программы.

Шаг 1. Чтобы активировать пакет анализа данных, перейдите на вкладку «Файлы», а затем на альтернативу «Параметры»;

На вкладке «Файл» нажмите «Параметры»

Шаг 2. Откроется окно с различными параметрами конфигурации Excel. В части «Надстройки» выберите параметр «Надстройки Excel» в поле флажка в нижней части интерфейса и завершите «Перейти ...»;

В разделе «Надстройки» выберите «Надстройки Excel» и нажмите «Перейти ...»

Шаг 3. В окне «Дополнения» выберите альтернативу «Инструменты анализа» и нажмите «ОК»;

Затем проверьте «Инструмент анализа» и нажмите «ОК»

Шаг 4. Доступ к параметрам анализа данных можно получить с помощью кнопки на вкладке «Данные», где можно выбрать один из нескольких вариантов запуска конфигурации статистических ресурсов.

На вкладке «Данные» будет кнопка «Анализ данных» со сложными статистическими функциями Excel

8. Удалить пустые клетки

Одним из практических и простых приемов для редактирования и стандартизации электронных таблиц Excel является удаление пустых ячеек. Хотя сделать это невозможно, альтернатива пригодности очень полезна и универсальна.

Шаг 1. На листе с пустыми ячейками выберите столбцы и введите команду «Ctrl» + «G», чтобы открыть функцию «Перейти» и нажмите «Специальные ...»;

Выберите столбцы рабочего листа, откройте «Перейти» с помощью «Ctrl» + «G» и нажмите «Специальные ...»

Шаг 2. В окне «Перейти к специальным» выберите опцию «Пустой» и нажмите «ОК», чтобы выбрать все пустые ячейки в выборе листа;

Выберите «Пробел» и нажмите «ОК», чтобы выбрать все пустые ячейки.

Шаг 3. Затем на вкладке «Главная» нажмите команду «Удалить» и выберите параметр «Исключить ячейки ...». В открывшемся окне выбора выберите параметр «Выделить ячейки вверх», чтобы сохранить единицу электронной таблицы с непрерывными полями.

На вкладке «Главная» нажмите «Удалить», «Удалить ячейки ...» и «Выделить ячейки вверх»

9. Расширенный фильтр

Благодаря уже сложной системе фильтрации электронных таблиц Excel также имеет функцию расширенного фильтра, которая позволяет формировать новую таблицу с элементами, извлеченными из исходного листа.

Шаг 1. На вкладке «Данные» выберите «Дополнительно», чтобы открыть окно конфигурации расширенного фильтра. Также важно скопировать заголовок рабочего листа, чтобы не смешивать ячейки и уже определить термин для фильтрации;

Скопируйте заголовок таблицы с термином фильтра и на вкладке «Данные» нажмите «Дополнительно».

Шаг 2. В окне «Расширенный фильтр» определите как «Интервал списка» любой рабочий лист, который будет использоваться;

Отметить весь лист как «Интервал списка»

Шаг 3. Затем выберите заголовок и термин фильтра для поля «Диапазон критериев»;

Отметьте заголовок и термин фильтра как «Интервал критериев»

Шаг 4. Чтобы заполнить расширенный фильтр, установите флажок «Копировать в новое местоположение» и, ниже, выберите поле в «Копировать в:» и нажмите «ОК»;

Установите флажок «Копировать в новое место» и выберите ячейку в разделе «Копировать в».

Шаг 5. Расширенный фильтр сформирует новую таблицу только со строками, содержащими термин фильтрации

Новый лист будет отображаться в поле, определенном расширенным фильтром

Шаг 6. Аналогично, вы можете объединить более двух терминов и использовать числовые значения и показатели для улучшения фильтрации.

Расширенный фильтр позволяет комбинировать термины и использовать значения с числовыми индикаторами.

10. Функция «ДИАТРАБАЛЬГОТОТАЛЬНАЯ»

В Excel есть несколько функций для подсчета дней и часов работы, но с помощью формулы «DIATRABALHOTOTAL» также можно устанавливать праздники и расслабления.

Шаг 1. Формула «= DIATRABALHOTOTAL (A; B)» (без кавычек) автоматически подсчитывает общее количество рабочих дней: «A» - это ячейка с датой первого дня, а «B» - поле с дата последнего дня;

Тип "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)", где "A" и "B" обозначают соответственно первый и последний рабочий день

Шаг 2. Однако у этой функции есть третий вариант, который, помимо проверки того, попадает ли дата в выходные, уже вычитает из общей суммы рабочие дни. Чтобы продолжить формулу, введите «= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)» - с C и D, указывающими первую и последнюю ячейки праздников или разрешений;